Steuererklärung für private Vermieter: Die 7 goldenen Regeln

Steuererklärung für private Vermieter gelingt nur mit Struktur: Anlage V, Werbungskosten, Miteigentum – wenn du diese Regeln kennst, bist du auf der sicheren Seite.

Steuerliche Grundlagen für private Vermieter

Einnahmearten aus Vermietung

Mieteinnahmen korrekt erfassen

Mietverträge und Zahlungsnachweise

Die Grundlage jeder steuerlichen Erfassung von Mieteinnahmen ist der schriftliche Mietvertrag – klingt simpel, aber genau hier passieren viele Fehler. Ein Mietvertrag muss nicht nur Name und Adresse enthalten, sondern auch exakte Angaben zur Höhe der Miete, Nebenkosten und Zahlungsmodalitäten. Die Finanzämter verlassen sich nicht auf mündliche Vereinbarungen – sie wollen Belege. Und die kommen durch lückenlose Kontoauszüge, Quittungen oder Lastschriftbelege ins Spiel. Ohne diese Nachweise wird es eng, insbesondere bei privaten Mietverhältnissen mit Familienangehörigen. Im Zweifel gilt: lieber zu viel dokumentieren als zu wenig. (§ 21 Abs. 1 EStG i.V.m. BMF-Schreiben vom 31.8.2009)

Nebenkosten als Bestandteil

Was viele unterschätzen: Nebenkosten sind ein steuerlich relevanter Bestandteil der Mieteinnahmen. Also ja, auch die monatlich abgerechneten Heizkosten, Müllgebühren oder Kabelanschlüsse müssen versteuert werden – wenn sie durch den Mieter bezahlt und dem Vermieter zufließen. Der Trick liegt in der Abrechnung: Wird eine Pauschale verlangt oder nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet? Steuerlich ist das ein feiner, aber wichtiger Unterschied. Wer hier sauber trennt, vermeidet spätere Korrekturen im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Sonderfälle bei unentgeltlicher Überlassung

Angehörigenmiete prüfen

Wenn du an deine Tochter oder deinen Onkel vermietest – und das unter dem üblichen Marktniveau –, wird’s heikel. Die Finanzverwaltung prüft genau, ob hier wirklich ein Mietverhältnis vorliegt oder ob du einfach nur Steuern sparen willst. Laut § 21 Abs. 2 EStG müssen mindestens 66 % der ortsüblichen Vergleichsmiete verlangt werden, sonst wird die Wohnung als teilentgeltlich oder sogar unentgeltlich eingestuft. Und dann kannst du Werbungskosten nur anteilig oder gar nicht absetzen. Das klingt streng – und ist es auch. Aber es soll verhindern, dass das Steuerrecht als familiäre Gefälligkeit missbraucht wird.

Liebhaberei vermeiden

Noch gefährlicher wird es, wenn du über Jahre hinweg Verluste aus deiner Vermietung erzeugst – ohne Aussicht auf Überschuss. Dann wittert das Finanzamt sogenannte „Liebhaberei“. Ein schönes Wort für: Du machst das nicht aus unternehmerischem Interesse, sondern aus privaten Gründen. Und zack – schon ist dein steuerlicher Abzug dahin. Besonders kritisch wird es bei Ferienwohnungen oder Sanierungsobjekten, die nie wirklich Erträge abwerfen. Die Rechtsprechung ist hier eindeutig: Wer keine langfristige Ertragsprognose belegen kann, verliert seine steuerlichen Vorteile (BFH, Urteil v. 15.4.2015 – IX R 5/14).

Werbungskosten Vermietung Beispiel

Schuldzinsen als Werbungskosten

Die klassische Baufinanzierung ist wohl das Paradebeispiel für abzugsfähige Schuldzinsen. Wichtig ist dabei: Der Kredit muss objektbezogen sein, also nachweislich zur Finanzierung der Immobilie dienen. Ein Ratenkredit ohne Zweckbindung? Leider nicht abziehbar. Aber wenn du sauber trennst, kannst du monatlich große Beträge steuerlich geltend machen – oft der größte Werbungskostenblock überhaupt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 EStG).

Abschreibung bei Gebäuden

Die sogenannte AfA – Absetzung für Abnutzung – erlaubt dir, über Jahre hinweg anteilige Gebäudekosten abzuschreiben. Für Altbauten meist 2 % jährlich, bei Neubauten seit 2023 sogar 3 % (§ 7 Abs. 4 EStG). Klingt nicht viel? Über 30 Jahre summiert sich das ordentlich. Wichtig: Nur das Gebäude, nicht der Bodenwert, darf abgeschrieben werden. Hier hilft ein notarielles Kaufvertragsgutachten oder die amtliche Bodenrichtwerttabelle weiter.

Fahrtkosten zu Objekten

Du fährst regelmäßig zur vermieteten Wohnung, um nach dem Rechten zu sehen oder Mieterwechsel zu koordinieren? Dann kannst du dafür pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen – einfache Strecke reicht. Dabei ist völlig egal, ob du mit dem eigenen Auto, Bus oder Fahrrad unterwegs bist. Hauptsache, du dokumentierst es gewissenhaft. Hier lohnt sich ein simples Fahrtenbuch – das Finanzamt liebt Ordnung.

Steuerberatungskosten ansetzen

Ja, auch die Kosten für deinen Steuerberater oder die ELSTER-Hotline kannst du als Werbungskosten geltend machen – sofern sie sich auf die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung beziehen. Was viele übersehen: Selbst Software wie WISO, smartsteuer oder Lexware fällt darunter, wenn du damit deine Anlage V erstellst. Also unbedingt Quittung aufbewahren und zuordnen – es lohnt sich.

Abgrenzung Einkunftsarten nach EStG

Vermietung vs. gewerbliche Tätigkeit

Indizien für Gewerblichkeit

Grenzen verschwimmen manchmal schneller, als dir lieb ist. Vermietest du beispielsweise mehrere Objekte, bietest du zusätzlich Dienstleistungen an oder trittst du aktiv am Markt auf – dann kann das schnell in die Gewerblichkeit rutschen. Ein Beispiel: Du vermietest möblierte Ferienwohnungen, bietest Reinigung, Handtuchservice und Buchungsportale an. Zack – der Charakter der „schlichten Vermögensverwaltung“ ist weg. Entscheidend ist das Gesamtbild (§ 15 Abs. 2 EStG i.V.m. ständiger Rechtsprechung des BFH).

Folgen bei falscher Einstufung

Wenn das Finanzamt deine Tätigkeit plötzlich als gewerblich einstuft, bedeutet das: Gewerbesteuer, Pflicht zur doppelten Buchführung und ein komplett anderes Formular-Setup in der Steuererklärung. Das kann existenzielle Folgen haben – etwa wenn du plötzlich rückwirkend nachzahlen musst. Und ja, das kann auch dann passieren, wenn du jahrelang als Vermieter durchgegangen bist. Deshalb: besser vorher rechtssicher prüfen (BMF-Schreiben vom 10.12.2020, IV C 6 – S 2240/19/10003).

Steuerrechtliche Vorschriften im Überblick

Relevante Paragrafen im EStG

§21 EStG im Fokus

Das Herzstück für Vermieter: § 21 EStG regelt Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Er definiert nicht nur, was als Einnahme zählt, sondern auch, welche Werbungskosten absetzbar sind. Von Schuldzinsen über Renovierungskosten bis zu Maklerhonoraren – hier steht die gesetzliche Basis. Jeder private Vermieter sollte diesen Paragraphen einmal aufmerksam lesen. Oder besser: auswendig lernen.

Bezug zu §9 EStG

Der § 9 EStG wiederum regelt allgemein, was Werbungskosten sind. Die Kombination aus § 21 (Spezialnorm) und § 9 (Grundsatznorm) schafft die steuerliche Logik: Alles, was zur Erzielung der Einnahmen dient, kann grundsätzlich abgesetzt werden – solange es konkret und nachweisbar ist. Das ist der Grund, warum ein kaputtes Schloss steuerlich relevant wird – wenn du es belegen kannst.

BFH-Urteile mit Vermieterbezug

Renovierungskosten-Urteil

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 14.6.2016 (Az. IX R 22/15) klargestellt: Aufwendungen für Schönheitsreparaturen, die innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung der Immobilie anfallen, können unter bestimmten Umständen als anschaffungsnahe Herstellungskosten gelten – und dürfen dann nicht sofort abgesetzt werden. Wer also zu schnell renoviert, verschenkt Steuervorteile. Timing ist hier alles.

Leerstand und Absetzbarkeit

Du vermietest gerade nicht, willst aber Kosten absetzen? Auch das geht – aber nur, wenn du eine ernsthafte und nachhaltige Vermietungsabsicht nachweisen kannst. Zeitungsannoncen, Maklerverträge, Besichtigungsprotokolle – all das zählt als Beweis. Der BFH (Urteil v. 9.7.2013, IX R 48/12) hat dabei betont, dass ein längerfristiger Leerstand nicht automatisch zur Aberkennung des Werbungskostenabzugs führt – solange du aktiv bleibst.

Steuererklärung Schritt für Schritt einreichen

Notwendige Formulare für Vermieter

Anlage V richtig ausfüllen

Miete Steuererklärung wo eintragen

Der wohl häufigste Stolperstein beim Ausfüllen der Steuererklärung als Vermieter liegt in der simplen Frage: Wo genau trage ich eigentlich die Mieteinnahmen ein? Die Antwort ist klar – in der Anlage V, Zeile 7 bis 21. Dort werden sämtliche Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung angegeben. Wichtig ist, dass auch Nebenkosten und Betriebskostenvorauszahlungen dazugehören, sofern sie dem Vermieter zufließen. Das Bundesfinanzministerium hat in einem Anwendungserlass (BMF-Schreiben vom 31.8.2009, IV C 3 – S 2211/07/10005) klargestellt, dass alle regelmäßig zugehenden Leistungen als Einnahmen zu erfassen sind.

Einnahmen und Ausgaben trennen

Klingt logisch, wird aber häufig falsch gemacht: Einnahmen und Ausgaben dürfen in der Anlage V nicht miteinander verrechnet werden. Die Einnahmenseite steht getrennt von der Ausgabenseite – und das aus gutem Grund. Nur so kann das Finanzamt die tatsächliche Höhe der Werbungskosten nachvollziehen. Wer versucht, einfach einen Saldo zu bilden, riskiert Rückfragen oder sogar Schätzungen. Die Trennung sorgt für Transparenz – und erspart Diskussionen mit dem Sachbearbeiter.

Steuererklärung Vermietung Handwerkerrechnung Wo eintragen

Anlage V Abschnitt Werbungskosten

Handwerkerrechnungen gehören in die Rubrik „Werbungskosten“ der Anlage V – konkret in die Zeilen 41 bis 45. Dabei muss jede Maßnahme eindeutig dem vermieteten Objekt zuzuordnen sein. Pauschale Sammelbeträge? Keine gute Idee. Das Finanzamt verlangt Aufschlüsselung, zum Beispiel in Materialkosten und Lohnanteile. Nur letztere sind häufig abzugsfähig, wie es aus § 35a EStG hervorgeht – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen, auf die gleich eingegangen wird.

Handwerkerleistungen im Haushalt

Reparaturen, Wartung, Instandhaltung – all das sind klassische Handwerkerleistungen, die häufig in der Praxis auftreten. Aber: Diese Arbeiten müssen im „Haushalt des Steuerpflichtigen“ stattfinden. Was heißt das? Die Leistung muss innerhalb des vermieteten Objekts erbracht werden, also nicht auf einem fremden Grundstück oder in einem Lager. Diese Auslegung stützt sich auf die BFH-Rechtsprechung vom 6.11.2014 (Az. VI R 1/13), die den Haushaltsbegriff eng definiert hat. Kurzum: Der Klempner auf dem Balkon ist abziehbar, der Monteur in der Werkstatt nicht.

Abgrenzung haushaltsnaher Dienstleistungen

Nicht jede Handwerkerleistung ist automatisch auch haushaltsnah. Und genau hier wird es trickreich. Eine neue Therme installieren zu lassen ist eine handwerkliche Leistung. Aber der Winterdienst auf dem Bürgersteig? Eher eine haushaltsnahe Dienstleistung. Beide Positionen können steuerlich relevant sein, aber unter verschiedenen Voraussetzungen. Wichtig ist die Differenzierung – und die genaue Dokumentation. Denn falsche Einordnung bedeutet im Zweifel: kein Steuervorteil.

Belege und Nachweise vorbereiten

Mietverträge digitalisieren

Ein unterschriebener Mietvertrag in Papierform reicht oft nicht mehr aus – das Finanzamt erwartet zunehmend digitale Versionen. Im Zeitalter von ELSTER und digitaler Betriebsprüfung werden Mietverträge idealerweise gescannt und als PDF archiviert. Das erlaubt eine schnelle Zuordnung und spart Ärger bei späteren Rückfragen. Wer clever ist, nutzt Texterkennung und benennt die Datei gleich nach Objekt, Jahr und Mieter – das erleichtert auch die eigene Buchhaltung enorm.

Handwerkerrechnungen ordnen

Was viele unterschätzen: Eine chaotisch geführte Handwerkerbelegsammlung kann im Zweifel zur Versagung der Anerkennung führen. Ja, wirklich. Denn das Finanzamt prüft systematisch, ob Leistungen konkret nachvollziehbar erbracht wurden. Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung, Zahlungsnachweis – alles muss stimmen. Eine saubere Ablage, idealerweise chronologisch und nach Objekt sortiert, ist deshalb kein „Nice-to-have“, sondern Pflicht.

Kontoauszüge sichern

Mieteingänge, Auszahlungen an Dienstleister oder Nebenkostenverrechnungen – ohne Kontoauszüge sind viele Angaben in der Steuererklärung schlicht nicht überprüfbar. Wichtig: Kontoauszüge in Originalform (also mit Banklogo und Kontonummer) gelten als Nachweis. Screenshots oder Excel-Listen? Leider nicht ausreichend. Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 2.7.2021 (IV A 4 – S 0316/19/10003 :003) klargestellt, dass digitale Nachweise nur dann akzeptiert werden, wenn sie revisionssicher sind.

ELSTER oder Steuerberater nutzen

Steuererklärung als Vermieter selber machen

ELSTER Registrierung und Zertifikat

Ohne Registrierung bei ELSTER – dem offiziellen Online-Portal der Finanzverwaltung – läuft nichts. Die Hürde ist gar nicht so hoch: Einmal registrieren, Zertifikatsdatei herunterladen, Passwort setzen – fertig. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sofortiger Zugriff auf elektronische Formulare, automatische Plausibilitätsprüfung und eine Eingangsbestätigung, die dir schriftlich bestätigt, dass deine Erklärung angekommen ist. Das alles kostenlos.

Anlage V online ausfüllen

Die Anlage V innerhalb von ELSTER auszufüllen, ist tatsächlich einfacher, als man denkt – vorausgesetzt, man kennt die Fallstricke. Felder sind selbsterklärend, aber nicht selbstausfüllend. Die Datenübernahme aus dem Vorjahr spart Zeit, kann aber auch Fehler einschleichen lassen. Also: Augen auf beim Copy & Paste. Und bitte – niemals auf den Versand-Button drücken, ohne die Eingaben gründlich zu prüfen. Einmal abgeschickt, gibt’s kein Zurück.

Fehlerquellen vermeiden

Klassiker unter den Fehlern? Doppelte Eingaben, falsche Anlageobjekte, fehlende Nachweise. Das ELSTER-System meldet manche Unstimmigkeiten, aber eben nicht alle. Wenn du zum Beispiel versehentlich Einnahmen als Ausgaben einträgst – merkt es niemand. Umso wichtiger ist eine Gegenkontrolle durch einen zweiten Blick oder eine Checkliste. Denn ein formaler Fehler kann bares Geld kosten.

Steuerberater beauftragen

Vorabinformationen bereitstellen

Ein Steuerberater kann nur dann effizient arbeiten, wenn du gut vorbereitet bist. Klingt banal, ist aber entscheidend. Fehlen Unterlagen oder sind Belege lückenhaft, beginnt der teure Rechercheaufwand. Besser: Ein klar strukturierter Ordner mit Mietverträgen, Einnahmeübersichten und Handwerkerrechnungen – das spart Zeit, Nerven und Geld. Übrigens: Auch digitale Tools wie DATEV Smart Transfer helfen hier ungemein.

Vollmachten und Fristen

Damit dein Steuerberater überhaupt für dich tätig werden kann, braucht er eine schriftliche Vollmacht – und zwar im Original. Elektronisch eingereicht reicht nicht immer. Die Vollmacht muss ans zuständige Finanzamt weitergeleitet und im sogenannten Vollmachtsdatenbank-System hinterlegt werden (§ 80 AO, i.V.m. BMF-Schreiben vom 5.9.2016). Erst dann darf der Berater Einblick nehmen, Fristverlängerungen beantragen und rechtsverbindlich kommunizieren.

Fristen, Nachweise und Verspätung

Abgabefristen beachten

Allgemeine Abgabefrist

Die reguläre Frist für die Abgabe der Steuererklärung für das Vorjahr endet jeweils am 31. Juli des Folgejahres – also zum Beispiel für 2024 am 31. Juli 2025. Wer diese Frist ohne Verlängerung überschreitet, zahlt Verspätungszuschläge (§ 152 AO). Und die sind nicht ohne: mindestens 25 €, meist aber 0,25 % der festgesetzten Steuer – pro angefangenen Monat. Es lohnt sich also, frühzeitig zu starten.

Fristverlängerung mit Berater

Arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen, verlängert sich die Frist automatisch bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Das ist komfortabel, aber kein Freifahrtschein: Versäumt der Berater seine Frist, haftest trotzdem du. Deshalb empfiehlt es sich, regelmäßig nachzufragen, ob der Abgabeprozess läuft. Manche Kanzleien nutzen Reminder-Systeme – aber nicht alle.

Nachweise korrekt einreichen

Digital oder analog

Ob du deine Belege digital oder in Papierform einreichst, hängt stark vom Finanzamt ab. Grundsätzlich bevorzugt wird inzwischen die digitale Übermittlung via ELSTER. Dort kannst du PDFs hochladen oder per Belegabruf (vorausgefüllte Erklärung) integrieren. Aber Vorsicht: Manche Dokumente wie Erbscheine oder Grundbuchauszüge werden weiterhin im Original verlangt. Also vorher Rücksprache mit dem Finanzamt halten.

Aufbewahrungsfristen nach AO

Alle Belege, die du in der Steuererklärung angibst, musst du zehn Jahre lang aufbewahren – so will es § 147 AO. Klingt lang? Ist es auch. Aber genau in dieser Zeitspanne können Außenprüfungen stattfinden. Wer dann nichts mehr vorlegen kann, verliert oft den gesamten Werbungskostenabzug. Also: Digital archivieren, mehrfach sichern und bestenfalls cloudbasiert. Dann schläfst du auch in Prüfzeiten ruhig.

Optimierung und Fallstricke vermeiden

Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten

Verluste aus Vermietung nutzen

Verlustrücktrag prüfen

Kaum jemand denkt bei einer vermieteten Immobilie an einen Verlust – und doch passiert genau das häufiger, als man meint. Hohe Instandhaltungskosten, lange Leerstände oder unerwartete Reparaturen führen schnell zu negativen Einkünften. Aber keine Sorge, steuerlich kann man das gezielt nutzen. Mit dem Verlustrücktrag nach § 10d Abs. 1 EStG dürfen Verluste bis zu einer Million Euro (bei Einzelveranlagung) auf das Vorjahr übertragen werden. Das bedeutet: Hast du im Vorjahr hohe Steuern gezahlt, kannst du dir durch den Verlust Steuern zurückholen. Das funktioniert allerdings nur, wenn du den Antrag fristgerecht stellst und der Verlust nicht aus Liebhaberei stammt – letzteres wird leider oft übersehen.

Verlustvortrag bei Folgejahren

Ist im Vorjahr kein zu versteuerndes Einkommen vorhanden oder schon zu wenig Steuer gezahlt worden, kommt der Verlustvortrag ins Spiel. Auch dieser ist in § 10d Abs. 2 EStG geregelt und erlaubt es, Verluste unbefristet in die Zukunft zu tragen – das ist besonders spannend bei Investitionen, die sich erst nach Jahren rentieren. Aber Achtung: Der Vortrag ist kein Automatismus. Er muss im Rahmen der Steuererklärung korrekt beantragt und dokumentiert werden, sonst geht der Vorteil verloren. Wer hier sauber arbeitet, schafft sich steuerliche Luft für kommende Jahre.

AfA gezielt einsetzen

Lineare AfA

Die lineare AfA (Absetzung für Abnutzung) ist das steuerliche Brot-und-Butter-Werkzeug für Vermieter. Jahr für Jahr kannst du einen festen Prozentsatz der Gebäudekosten abschreiben – bei Altbauten in der Regel 2 %, bei Neubauten ab 2023 sogar 3 % (§ 7 Abs. 4 Satz 1 EStG). Wichtig ist hier die richtige Aufteilung zwischen Bodenwert und Gebäudewert. Der Boden unterliegt keiner Abnutzung, also auch keiner Abschreibung. Ein häufig gemachter Fehler, der bei Betriebsprüfungen schnell teuer wird.

Sonder-AfA bei Sanierung

Du hast eine Immobilie umfassend modernisiert oder energetisch aufgewertet? Dann solltest du die Sonderabschreibung nach § 7b EStG prüfen – vor allem, wenn du in den ersten vier Jahren nach Anschaffung oder Herstellung aktiv wirst. Hier winken zusätzlich zur linearen AfA bis zu 5 % jährlich als Bonus – das summiert sich. Voraussetzung ist allerdings die Einhaltung bestimmter Effizienzstandards, wie sie etwa von der KfW definiert werden. Also unbedingt vor Baubeginn mit dem Steuerberater sprechen und nicht erst, wenn der Maler fertig ist.

Zinsen absetzen Vermietung Beispiel

Abzugsfähigkeit von Kreditzinsen

Viele Vermieter gehen irrtümlich davon aus, dass nur die Tilgung steuerlich relevant ist. Ein fataler Trugschluss! Tatsächlich sind es ausschließlich die Zinsen, die du als Werbungskosten absetzen kannst – und zwar dann, wenn der Kredit zweifelsfrei mit der Vermietung zusammenhängt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 EStG). Typisches Beispiel: Ein Annuitätendarlehen zur Finanzierung der Anschaffungskosten. Wichtig ist die klare Trennung – ein Kredit für das eigene Wohnhaus kann nicht plötzlich für die vermietete Wohnung „umgedeutet“ werden.

Zusammenhang mit Immobilie belegen

Das Finanzamt ist bei der Anerkennung von Zinsaufwendungen mittlerweile sehr genau – und das zurecht. Die sogenannte Veranlassung muss konkret und belegbar sein. Also: Kreditvertrag, Verwendungsnachweis, Zahlungsflüsse – alles muss stimmig sein. Besonders kritisch ist es, wenn der Kredit für ein gemischt genutztes Objekt aufgenommen wurde. Hier musst du mit Zahlen und Aufteilungen überzeugen, sonst wird der Zinsabzug schnell gekappt. Das Urteil des BFH vom 21.2.2018 (Az. IX R 23/17) zeigt klar, dass die Darlehensmittel zweckgerichtet eingesetzt werden müssen – sonst kein Steuervorteil.

Typische Fehlerquellen erkennen

Werbungskosten zu niedrig angesetzt

Ausgabenbelege fehlen

Wer keine Belege hat, hat steuerlich verloren – so einfach ist das. Gerade bei kleinen Ausgaben wie Fahrtkosten, Büromaterial oder Porto werden Quittungen oft nicht aufbewahrt. Dabei sind es gerade diese Summen, die sich über das Jahr hinweg bemerkbar machen. Ohne ordnungsgemäße Nachweise kann das Finanzamt die Abzugsfähigkeit versagen. Und nein, ein handgeschriebener Zettel reicht nicht – es braucht nummerierte, datierte Originale oder digitale Scans gemäß GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019).

Abschreibungen vergessen

Man mag es kaum glauben, aber in der Praxis werden Abschreibungen regelmäßig einfach „vergessen“. Besonders bei älteren Immobilien oder bei übernommenen Objekten im Familienkreis wird die AfA nicht angesetzt – ein echter Fehler mit jahrelangen Folgen. Die Korrektur ist zwar möglich, aber nur durch Änderungsantrag und oft mit viel Aufwand. Einmal korrekt angesetzt, bleiben die Werte Jahr für Jahr bestehen – also lieber gleich professionell berechnen lassen.

Steuerfreie Zuschüsse übersehen

KfW-Zuschüsse und Förderungen

Zuschüsse für energetische Sanierungen, barrierefreies Umbauen oder Solaranlagen – wer hier nicht auf dem Laufenden ist, verschenkt bares Geld. Die KfW bietet regelmäßig Förderprogramme, die nicht zurückgezahlt werden müssen. Diese Zuschüsse sind in vielen Fällen steuerfrei, sofern sie zweckgebunden verwendet werden und im Antrag korrekt deklariert wurden. Aber Achtung: Manche Förderungen gelten als Betriebseinnahmen, wenn sie z. B. zweckentfremdet verwendet werden – und genau da beginnt die steuerliche Grauzone.

Einordnung als Einnahme

Die entscheidende Frage lautet: Handelt es sich um echten Zufluss oder nur um einen durchlaufenden Posten? Denn davon hängt ab, ob der Betrag in der Anlage V zu erfassen ist. Wenn ein Zuschuss direkt an die Handwerker gezahlt wird, liegt kein Zufluss beim Vermieter vor. Erfolgt hingegen die Zahlung aufs Vermieterkonto, sieht das anders aus. Der BFH hat dazu in mehreren Urteilen klargestellt, dass die Verwendung entscheidend ist, nicht nur der Empfang (vgl. BFH, Urteil vom 10.4.2014 – VI R 55/12).

Besonderheiten bei Eigentumswohnungen

Steuererklärung Vermietung mehrere Eigentümer

Miteigentumsanteile in Anlage V

Wer eine Wohnung nicht allein, sondern mit Partner, Eltern oder Geschwistern besitzt, steht steuerlich vor einer Herausforderung. Denn: In der Anlage V muss jeder Miteigentümer seinen Anteil separat angeben – inklusive aller Einnahmen und Werbungskosten. Die Aufteilung erfolgt entsprechend dem im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteil (§ 21 Abs. 1 Satz 2 EStG). Das bedeutet auch: Jeder erhält eine eigene Anlage V – eine gemeinsame Erklärung ist nicht möglich.

Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben

Die Einnahmen und Ausgaben müssen exakt entsprechend dem Beteiligungsverhältnis aufgeschlüsselt werden – auch bei gemeinsamer Kontoführung. Wenn zwei Eigentümer je zur Hälfte beteiligt sind, reicht es nicht, die Gesamtsumme irgendwo zu erfassen. Vielmehr müssen beide exakt 50 % ihrer Anteile eintragen. Bei Abweichungen vom Grundbuch ist ein notariell beurkundeter Vertrag notwendig. Sonst droht die Ablehnung durch das Finanzamt – und das wird selten diskutiert, aber oft teuer.

Pauschale Verwaltungskosten Vermietung Steuererklärung

Anwendbarkeit bei WEG

Eigentumswohnungen sind in aller Regel Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Und hier fallen jährlich Verwaltungskosten an – vom Hausverwalter bis zur Eigentümerversammlung. Diese Kosten sind grundsätzlich abzugsfähig, allerdings nur insoweit, wie sie dem Sondereigentum zugeordnet werden können. Das bedeutet: Allgemeine Verwaltung ist okay, Sonderumlagen für Gemeinschaftseigentum nicht immer. Wer hier pauschal ansetzt, riskiert Kürzungen.

Höchstgrenzen nach BMF-Schreiben

Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 2.6.2021 (IV C 1 – S 2211/19/10003) klargestellt, dass pauschale Verwaltungskosten nur bis zu einer nachvollziehbaren Obergrenze akzeptiert werden – konkret in Anlehnung an marktübliche Vergleichswerte. Wer über diesen Wert hinausgeht, muss detailliert belegen, wofür das Geld verwendet wurde. Und das ist eben nicht immer möglich, wenn der Verwalter keine Einzelabrechnung liefert. Also lieber vorher prüfen – und gegebenenfalls auf professionelle Abrechnung umstellen.

Fazit

Steuererklärung für private Vermieter ist kein Hexenwerk – aber sie verlangt Struktur, Präzision und ein gutes Gespür für Details. Wer Einnahmen und Ausgaben korrekt zuordnet, Verlustverrechnungen bewusst einsetzt und die AfA-Regelungen klug nutzt, kann enorme steuerliche Vorteile erzielen. Gleichzeitig lauern überall Fallstricke: falsche Einordnungen, vergessene Belege oder unerkannte Zuschüsse können bares Geld kosten. Entscheidend ist nicht nur das „Was“, sondern vor allem das „Wie“. Mit diesem Leitfaden hast du nicht nur einen klaren Überblick über alle relevanten Themen erhalten, sondern auch konkrete Werkzeuge an die Hand bekommen, um deine Steuererklärung als Vermieter sicher und effektiv zu gestalten. Und das Beste: Wer sich einmal durch diese Materie gearbeitet hat, profitiert davon jedes Jahr aufs Neue.

FAQ

Muss ich als privater Vermieter immer eine Steuererklärung abgeben?

Nicht zwingend – aber sobald du Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielst, die über dem Grundfreibetrag liegen (2025: 11.604 € für Ledige), bist du in der Regel verpflichtet, eine Steuererklärung einzureichen (§ 46 EStG). Auch bei Verlusten kann sich eine freiwillige Abgabe lohnen, um Rückträge oder Vorträge zu nutzen.

Was gehört alles in die Anlage V?

In der Anlage V werden sämtliche Einnahmen aus Vermietung, die damit verbundenen Werbungskosten sowie Angaben zu Miteigentumsanteilen und Abschreibungen gemacht. Dazu zählen auch Nebenkosten, Handwerkerleistungen und Fahrtkosten – allerdings nur, wenn sie dem Objekt direkt zuzuordnen sind.

Wie weise ich dem Finanzamt meine Ausgaben korrekt nach?

Grundlage sind prüfbare Belege: Rechnungen mit Leistungsdatum, Kontoauszüge mit Zahlungseingängen, und im besten Fall eine strukturierte Ablage. Digitale Nachweise sind möglich, müssen aber den GoBD entsprechen (BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Handschriftliche Notizen oder unlesbare Scans werden regelmäßig abgelehnt.

Wie funktioniert die Abschreibung für Gebäude?

Die lineare AfA erlaubt jährlich einen festen Prozentsatz des Gebäudewerts steuerlich geltend zu machen – meist 2 % für Altbauten, 3 % für Neubauten (ab 2023). Wichtig: Nur der Gebäudewert ist abschreibbar, nicht der Boden. Die Aufteilung erfolgt anhand des Kaufvertrags oder eines Gutachtens (§ 7 Abs. 4 EStG).

Kann ich Verluste rückwirkend geltend machen?

Ja, mit einem Verlustrücktrag gemäß § 10d Abs. 1 EStG kannst du negative Einkünfte mit positiven Einkünften des Vorjahres verrechnen. Das führt oft zu einer Steuererstattung. Alternativ kannst du die Verluste auch in die Folgejahre vortragen (§ 10d Abs. 2 EStG).

Was passiert, wenn das Finanzamt „Liebhaberei“ unterstellt?

Dann erkennt es deine Tätigkeit nicht als einkünfteerzielend an – mit der Folge, dass Werbungskosten und Verluste nicht mehr geltend gemacht werden können. Besonders gefährdet sind dauerhafte Verluste ohne Perspektive auf Überschuss. Eine fundierte Ertragsprognose kann helfen, dies zu entkräften (BFH, Urteil v. 15.4.2015 – IX R 5/14).

Wo trage ich Zuschüsse oder Fördermittel ein?

Kommt der Zuschuss direkt auf dein Konto, muss er als Einnahme erfasst werden. Erfolgt die Zahlung hingegen direkt an den Handwerker oder eine Institution, liegt meist kein steuerlicher Zufluss vor. Die genaue Einordnung hängt von der Art des Zuschusses ab – im Zweifel hilft ein Steuerberater weiter.

Was ist bei gemeinsamer Vermietung mit mehreren Eigentümern zu beachten?

Jeder Miteigentümer muss eine eigene Anlage V ausfüllen – entsprechend seinem Anteil laut Grundbuch. Einnahmen und Ausgaben sind exakt aufzuteilen, eine einheitliche Erklärung ist unzulässig (§ 21 Abs. 1 Satz 2 EStG). Abweichungen müssen notariell beurkundet sein.

Kann ich auch pauschale Verwaltungskosten ansetzen?

Teilweise – aber nur, wenn sie plausibel sind und marktüblichen Vergleichswerten entsprechen. Das BMF hat Höchstgrenzen definiert (BMF-Schreiben vom 2.6.2021). Darüber hinausgehende Beträge müssen konkret belegt werden. Fehlt eine Einzelabrechnung des Verwalters, droht die Kürzung.

ELSTER oder Steuerberater – was ist besser?

Beides hat seine Berechtigung. ELSTER eignet sich für technikaffine und gut vorbereitete Vermieter, die ihre Unterlagen strukturiert haben. Bei komplexen Fällen, mehreren Objekten oder Unsicherheiten ist ein Steuerberater empfehlenswert – er kann nicht nur erklären, sondern auch Fristen sichern und Fehler vermeiden.